எப்படிச் செய்வது/நிகழ்வை ஒழுங்குபடுத்துவது எப்படி?

நீங்கள் பங்கு கொள்ளும் அமைப்புகளின் நோக்கங்களுக்காகவோ அல்லது தனிப்பட்ட குடும்பத் தேவைகளுக்காகவே நிகழ்வுகள் நடத்த வேண்டிய தேவை எழலாம். ஒரு நிகழ்வை வெற்றிகரமாக நிகழ்த்த சரியான திட்டமிடலும் செயற்படுத்தல்களும் அவசியம்.

ஒழுங்கமைப்பு அணி

முதலாவதாக யார் யார் இந்த நிகழ்வை ஒழுங்குசெய்யப் போகிறார்கள் என்று தீர்மானித்து நிகழ்வுக்கான ஒழுங்கமைப்பு அணியை அமைத்துக் கொள்ளுங்கள். செயற்திட்ட மேலாண்மை அனுபவம் உள்ள ஒருவரை முதன்மை ஒருங்கிணைப்பாளாராக நியமிக்கலாம். என்ன என்ன எப்ப எப்ப செய்யப் பட வேண்டும் என்பதை கீழ்வரும் விபரங்களைக் கருத்தில் கொண்டு ஒரு பட்டியல் (check list) போட்டுக் கொள்ளுங்கள்.

நிகழ்வின் நோக்கம், வரவுசெலவு

இரண்டாவதாக நீங்கள் என்ன நோக்கத்துக்காக யாரை குறிவைத்து நிகழ்வைச் செயப் போகிறீர்கள் என்பதை தெளிவுபடுத்திக் கொள்ளுங்கள். இந்த நிகழ்வின் ஊடாக கிடைக்கப் போகும் பலன்களை வரையறை செய்து கொள்ளுங்கள். இந்தப் புரிதலில் இருந்து நீங்கள் பெற நினைக்கும் பலன்களுக்கு நீங்கள் எந்தளவு வளங்களை அல்லது செலவுகளை செய்யலாம் என்று முடிவு செய்து, துல்லியமான வரவுசெலவை உருவாக்கிக் கொள்ளுங்கள்.

உங்கள் நிகழ்வுக்கு நுழைவுக் கட்டணம் உண்டா, அது எவ்வளவாக இருக்க வேண்டும் என்பதைத் தீர்மானித்துக் கொள்ளுங்கள். நுழைவுக் கட்டணம் அதிகமாக இருந்தால் பங்கேற்பாளர்கள் வட்டம் சிறிதாகி உங்கள் நோக்கத்தைப் பாதிக்கலாம். அதே வேளை உங்கள் செலவுகளையும் நிவர்த்தி செய்ய வேண்டும்.

உங்கள் நிகழ்வுக்கு யார் யார் நிதி உதவி செய்வார்கள் என்பதை அடையாளம் காணுங்கள். வணிகர்கள், வணிக நிறுவனங்களிடம் இருந்து ஆதரவு தேவையா, பெறலாமா, கிடைக்குமா, எப்படிப் பெறலாம் என்பதை அலசுங்கள். அப்படிப் பெறக் கூடியதாக இருப்பின் நிகழ்வில் அவர்களை எப்படி அடையாளம் காட்டப் போகிறீர்கள் என்பதைப் பற்றியும் குறிப்பெடுத்துக் கொள்ளுங்கள். இது ஒரு முக்கிய தேவையாக இருந்தால் குறிப்பிட்ட வளங்கள் இதை நிறைவேற்ற ஒதுக்கப்பட வேண்டும்.

நிகழ்ச்சி நிரல்

ஒழுங்கமைப்பு அணி கூடி நிகழ்வின் நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்கிக் கொள்ளுங்கள். நிகழ்ச்சிகள் என்ன வடிவில் இருக்கும் (உரை, கலந்துரையாடல், பட்டறை, கருத்துதிர்ப்பு, கலை நிகழ்வுகள்) என்பதைத் தீர்மானித்து யார் யார் செய்வார்கள், எவ்வளவு நேரம் எடுக்கும் என்று முடிவு செய்து கொள்ளுங்கள். நிகழ்வுகளைச் செய்யப் போகிறவர்களிடம் நீங்கள் என்ன எதிர்பாக்கிறீர்கள் என்பதையும் அவர்களுக்கான நேரத்தையும் தெளிவுபடுத்தி விடுங்கள். அவர்களுக்கான தேவைகளையும் கேட்டறிந்து குறித்துக் கொள்ளுங்கள். ஒரு வேளை சிலர் ஒத்துக் கொண்டபடி நிகழ்வில் பங்கேற்க முடியாமல் போய்விடின் அதற்கான மாற்று என்ன அல்லது நிகழ்வை எப்படி தொடர்ந்து நடத்திச் செல்வது என்றும் திட்டமிட்டுக் கொள்ளுங்கள்.

நிகழ்ச்சி நிரல் திட்டமிடலில் ஒரு முக்கிய கூறு தொகுப்பாளர்களைத் தீர்மானிப்பது. யார் யார் என்ன என்ன மொழியில் தொகுப்பாளர்களாக இயங்குவர் என்பதைத் தீர்மானித்துக் கொள்ளுங்கள்.

இடம், திகதி, நேரம்

நிகழ்வும் ஒழுங்குபடுத்தலில் ஒரு முக்கியமான முடிவு எங்கே, எப்பொழுது நடத்துவது என்பதாகும். எங்கே நடத்துவது என்பது நிகழ்வில் கலந்து கொள்பவர்கள் எங்கும் பெரும்பாலும் வசிக்கிறார்கள், அவர்கள் இலகுவில் வந்து சேர முடியுமா என்பது ஒரு முக்கிய காரணமாக அமையும். சில வேளைகளில் நிகழ்வின் நோக்கங்களுக்காக நிகழ்வை குறிப்பிட்ட இடத்திலேயே நிகழ்த்த வேண்டிய நிர்ப்பந்தம் இருக்கலாம்.

நிகழ்வுக்கான திகதியை, நேரத்தை குறிக்கும் போது அதே நேரத்தில் வேறு ஒரே பங்கேற்பாளர்களைக் ஈர்க்கக் கூடிய நிகழ்வுகள் நடக்கிறதா என்று பார்த்துக் கொள்ளவும். அப்படி இருந்தால் வேறு ஒரு நேரத்தை தீர்மானிப்பது நன்று. குறிப்பிட்ட நேரத்திற்கு நீங்கள் விரும்பிய இடம் கிடைக்கிறதா என்று உறுதி செய்து பதிவு செய்து கொள்ளுங்கள். கூடிய அனுமதிகள், பாதுகாப்பு வசதிகள் தேவைப்படினும் அவற்றையும் பெற்றுக் கொள்ளுங்கள்.

பொதுவாக இடமே ஒரு நிகழ்வின் உயர் செலவு மிக்கக் கூறுகளில் ஒன்று. நீங்கள் இலாப நோக்கமற்ற அமைப்பாக இருந்தால் உங்களுக்கு அரச கூடல் இடங்களை இலவசமாக அல்லது சிறிய தொகைகு பயன்படுத்தும் வசதிகள் இருக்கலாம். நூலகம், அரங்குகள், சமுக நடுவங்களிலும் இலாப நோகமன்ற்ற நிறுவனங்களுக்கு கணிசமான கழிவுகள் உண்டு.

இடம் கிடைக்க முன்பு அல்லது கிடைத்த பின்பு ஆவது அங்கு சென்று பார்த்து அது உங்கள் தேவைகளுக்கு உகந்ததா என்று உறுதி செய்து கொள்ளவும்.

பரப்புரை, அழைப்புகள்

நீங்கள் எவ்வளவு திறமையாக திட்டமிட்டாலும் நிகழ்வுக்கு பங்கேற்பாளார்கள் எதிர்பார்த்தது போல வரவிட்டால் நிகழ்வு தோல்வியே. ஆகவே நிகழ்வின் நிகழ்சி நிரல், இடம், திகதி, நேரம் உறுதி செய்யவுடன், அல்லது அதற்கு முன்னரும் கூட நிகழ்வு பற்றிய பரப்புரையை, அழைப்புகளை நீங்கள் தொடங்கலாம்.

நிகழ்வில் இலக்கு பயனாளர்கள் யார் என்பதைத் தெரிவு செய்து அவர்களை சென்றடையக் கூடிய ஊடகங்களைப் பயன்படுத்துங்கள். சுவரொட்டி, துண்டறிக்கை, நேரடித் தொலைபேசி அழைப்பு, மின்னஞ்சல், வலைத்தளம், வலைப்பதிவு, வானொலி, பத்திரிகை, இதழ், தொலைக்காட்சி, நிகழ்வு, அமைப்புகள் என எல்லா தகுந்த வழிமுறைகளையும் பயன்படுத்தி பரப்புரை செய்து கொள்ளுங்கள். நுழைவுச்சீட்டு எத்தனை பேரால் வாங்கப்படது என்பது பரப்புரை எந்தளவு வெற்றிகரமாக அமைந்தது என்பதற்கான அளவுகோலாக அமையும்.

தேவையான பொருட்கள், உணவு

நிகழ்வின் போது தேவைப்படக் கூடிய பொருட்களை பட்டியல் இட்டு யார் கொண்டு வருவார்கள் என்று இறுதி செய்து கொள்ளவும். கதிரைகள், மேசைகள், ஒலிவாங்கிகள், ஒலிபெருக்கிகள், projector, கணினிகள், podiums, கலை நிகழ்வுக்குத் தேவையான பொருட்கள் என பல்வேறு வகையான பொருட்கள் தேவைப்படலாம்.

வந்தவர்களுக்கு வழங்குவதற்கான நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் பிற handouts முன் கூட்டியே தயாரித்து வைத்துக் கொள்ளுங்கள். நிகழ்வில் காட்சிப்படுத்தல்கள் எதாவது செய்வதாக இருப்பின் அதற்கான ஒழுங்குபடுத்தல்களையும் செய்யவும். யார் யார் வந்தது என்பதை பதிவு செய்வதற்கான பதிவேட்டு ஆவணம், நன்கொடை பெறுவதாயின் அதற்கான விண்ணப்பம் மற்றும் பற்றிச்சீட்டு போன்றவற்றையும் தாயாரித்துக் கொள்ளுங்கள்.

உங்கள் திட்டமிடலுக்கு ஏற்ப குடிபானங்கள், சிற்றுண்டிகள், உணவுகளை கொண்டு வரவதற்கான ஏற்பாடுகளைச் செய்ய வேண்டும்.

ஆவணபடுத்தல்: ஒளிப்படம், நிகழ்படம், குறிப்புகள், வெளியீடுகள்

ஒரு நிகழ்வு முறையாக ஆவணபடுத்தப்பட்டாலே அதன் முழுப் பயனையும் பெற்றுக் கொள்ள முடியும். தமிழ்ச் சூழலில் அறிஞர்கள் அரிதாக வழங்கும் பேருரைகள் முறையாக ஆவணப்படுத்தாமல் காற்றில் கலந்து அழிந்துவிடும் நிகழ்வுகள் அதிகம். இதைத் தவிர்க்க யார் ஒளிப்படம் எடுக்க வேண்டும், யார் நிகழ்படம் எடுக்க வேண்டும், யார் குறிப்புகள் எடுக்க வேண்டும் என்பதை முன்னரே தீர்மானித்து நிறைவேற்றுங்கள். சிறப்பாக உரைகளை, கலை நிகழ்வுகளை ஊடகங்களில் பகிருங்கள். மாநாடுகளாக இருப்பின் வழங்கப்பட்ட உரைகளைத் தொகுக்கு மாநாட்டு proceedings ஆக வெளியிடுவதற்கான முயற்சிகளைச் செய்யுங்கள்.

நிகழ்வுக்கு முந்திய 24-36 மணி நேரங்கள்

நிகழ்வின் நிகழ்ச்சிகளில் பங்கேற்பவர்களை அழைத்து உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள். வருபவர்களுக்கு ஞாபக மினன்ஞ்சல் அல்லது அறிவித்தல்கள் விடுங்கள். சிறப்பு விருந்தினர்களுக்கு தங்குமிடம் மற்றும் போக்குவரத்து வசதிகள் தேவைப்படின் அதைக் கவனித்துக் கொள்ளுங்கள். பங்கேற்பாளர்களுக்கும் முடிந்தால் போக்குவரத்து வசதிகளைச் செய்து கொடுக்கலாம்.

நிகழ்வு இடத்துக்கு கொண்டு செல்ல வேண்டிய பொருட்களைப் பட்டியல் இட்டு ஒரு இடத்தில் எடுத்து வைத்துக் கொள்ளுங்கள்.

நிகழ்வு நாள் ஒருங்கிணைப்பு

நிகழ்வு நடைபெறும் இடத்துக்கு சில மணி நேரங்கள் முன் சென்று இட உரிமையாளர்கள் ஒப்பந்தப்படி எல்லா ஏற்பாடுகளையும் செய்துள்ளார்களா என்று உறுதி செய்து கொள்ளுங்கள். மேலதிகமாக நீங்கள் செய்ய வேண்டிய ஏற்பாடுகளையும் செய்யுங்கள்.

நிகழ்வு இடத்தின் வாகனத் தரிப்பிடத்தில் இருந்து அல்லது வீதியில் இருந்து நிகழ்வு நடக்கும் இடத்துக்கு வழிகாட்ட அம்புக் குறிகளால் காட்டுங்கள். அல்லது ஒருங்கிணைப்பாளர்களில் ஒருவர் அங்கு நின்று வழி காட்டுங்கள்.

தேவைப்படின், வரவேற்பாளர்களை வாயிலில் அமர்த்தி பதிவேட்டில் பதிவு செய்து உள்ளே அனுமதிக்கும் படி கேட்டுக் கொள்ளுங்கள்.

நிகழ்வுகள் நேரத்துக்கு நகர்ந்து செல்கின்றனவா என்பதை சரி பார்த்துக் கொள்ளவும். தேவைப்படின், நிகழ்ச்சி வழங்குபவர்களுக்கு நேரக் கட்டுப்பாடு அறிவிப்பை வழங்கவும்.

நிகழ்ச்சியின் இறுதியில் நன்றியுரை கூறி, வந்திருந்தவர்களிடம் இருந்து பின்னூட்டம் பெற்றுக் கொள்ளவும்.

நிகழ்வின் பின்பு

நிகழ்வு முடிந்த பின்பு இடத்தை துப்பரவு செய்ய உதவவும். ஒழுங்கமைப்பு அணியிரடமும் பிறரிடமும் பற்றிய ஒரு மதிப்பீட்டைப் பெற்றுக் கொள்ளவும்.

நிகழ்வு தொடர்பான கணக்கு வழக்குகளை முடித்து அமைப்பிற்கு அறிக்கை கொடுக்கவும். இந்த நிகழ்வு ஒருங்கிணைப்பாளர்கள் அணி உறுப்பினர்களுக்கு, நிகழ்ச்சி வழங்கியவர்களுக்கு, பங்கேற்பாளர்களுக்கு நன்றி கூறவும். நிகழ்வு தொடர்பான ஆவணங்களைப் பகிரவும். நிகழ்வில் செய்ய வேண்டிய பணிகள் தொடர்பான முடிவுகள் எட்டப்பட்டு இருப்பின் அவற்றை பொறுப்பானவர்களுக்கு எடுத்துச் சென்று அடுத்த கட்டத்துக்கு நகரவும்.

வெளி இணைப்புகள்

• ஓரு நிகழ்வை ஒழுங்குபடுத்துவது - விக்கிஎப்படி (ஆங்கிலத்தில்)