எண்ணிமப் பாதுகாப்பும் அணுக்கப்படுத்தலும்/திறந்த ஆவணக தகவல் முறைமை

ஓர் ஆவணகம் எவ்வாறு ஒழுங்குபடுத்தப்பட வேண்டும், செயற்பட வேண்டும் என்பதை மேல்நிலையில் வரையறை செய்யும் சீர்தரம் திறந்த ஆவணக தகவல் முறைமை ஆகும். இது ஆவணகத்தின் பொறுப்புக்கள், ஆவணகத்தின் சூழல், ஆவணகத்துக்குரிய தகவல் மாதிரி (Information Model), ஆவணகத்தின் செயற்பாட்டு மாதிரி (Functional Model) ஆகியவற்றை விபரிக்கின்றது.

தி.ஆ.த.மு ஆவணகம் கொண்டிருக்க வேண்டிய செயற்பாட்டுக் கூறுகளை பின்வருமாறு விபரிக்கின்றது:

• உள்வாங்கும் செயற்பாடு (Ingest)- உற்பத்தியாளரிடம் இருந்து தகவலைப் பெற்று (சமர்பிப்பு தகவல் பொதி) சேமிப்புக்கு ஏற்ற வகையில் ஆவணக தகவல் பொதியாக மாற்றியமைக்கின்றது.
• ஆவணகச் சேமிப்பு (Archival Storage) - ஆவணக தகவல் பொதிகளை சேமித்தல், மேலாண்மை செய்தல், கண்டுபிடித்தல் அல்லது மீட்டெடுத்தல்.
• தரவு மேலாண்மை (Data Management) - ஆவணக தகவல் பொதியில் இருக்கும் விபரிப்புத் தகவலையும், ஆவணகத்துக்குப் பயன்படும் முறைமைத் தகவலையும் ஒருங்கிணைக்கின்றது. அறிக்கையளித்தல் மற்றும் பிற செயற்பாடுகளுக்கு உதவுதல்.
• நிர்வாகம் (Administration) - சமர்பிப்பு ஒப்பந்தங்கள், கொள்கையாக்கம், சீர்தர உருவாக்கம். குறிப்பிட்ட பயனர் சமூகத்துக்கும் மேலாண்மைக்கும் இடையேயா ஒர் இடைமுகமாக செயற்படுகிறது.
• அணுக்கம் (Access) - ஆவணகத்தில் இருந்து பயனர் தகவலைப் பெறுவதற்கான பயனர் இடைமுகம். ஆவணகத்தில் இருந்து பரப்பல் தகவல் பொதியைப் பெற்று அல்லது அணுகி, பயனுக்குக் கொண்டுசெல்லல்.

எண்ணிமப்படுத்தல் பணியில் ஈடுபட்டு இருக்கும், ஆவணகங்கள் Pre-Ingest அல்லது உள்வாங்கும் செயற்பாட்டுக்கு முன்பான ஒரு படியையும் கொண்டிருக்கும்.